Patyna: 'De samenwerking loopt letterlijk en figuurlijk op rolletjes'

Patyna is een gespecialiseerde organisatie voor ouderenzorg. In 2021 zochten zij een nieuwe partner voor hun schoonmaakartikelen en PBM’s. Een hoge leveringsbetrouwbaarheid en de koppeling met het bestelsysteem, waren belangrijke voorwaarden. “De beste zorg voor onze cliënten en een prettige werkomgeving staan bij ons voorop. Dat materialen altijd voorradig zijn, speelt daarin een essentiële rol. Evenals een efficiënt bestel- en leveringsproces op afdelingsniveau”, vertelt een van de applicatiebeheerders van Patyna.

Doorontwikkeling dienstverlening

Patyna biedt een breed scala aan zorg- en dienstverlening in Zuidwest-Friesland. Dit doen zij op meer dan 25 locaties, maar ook bij ouderen thuis. Als gevolg van een fusie hadden zij met veel verschillende leveranciers te maken. In het kader van de doorontwikkeling van hun facilitaire dienstverlening, zochten zij daarom een partner die het complete pakket kan bieden en in staat is om op afdelingsniveau te leveren. “We hadden tevens ons artikelenbestand geharmoniseerd en daarom was, naast een hoge leveringsbetrouwbaarheid, een belangrijke voorwaarde dat het bestelsysteem aan onze software gekoppeld kan worden. Daarom hebben we voor Carel Lurvink gekozen.

Wij staan voor fijn wonen, welbevinden en goede zorg. Om dit doel te bereiken, is het onder andere belangrijk dat we de juiste materialen op tijd in huis hebben. Maar ook dat de zorgmedewerkers zo prettig mogelijk kunnen werken. Zeker in deze tijd waarin het werken in de zorg, mede vanwege het personeelstekort, zwaar is. Niets is voor hen zo vervelend als het ontbreken van de benodigde materialen. Of wanneer ze veel tijd kwijt zijn aan ingewikkelde of tijdrovende bestelprocessen.”

Inkoopsysteem op maat

“Daarom maken we gebruik van een OCI-koppeling die de webshop van Carel Lurvink met ons systeem verbindt. Speciaal op ons verzoek heeft de ICT-afdeling van Carel Lurvink gezorgd dat er op afdelingsniveau ingelogd en besteld kan worden. En wel uit de artikelen die wij zelf geselecteerd hebben. Medewerkers kunnen daardoor zelf eenvoudig een bestelling plaatsen. Dat scheelt niet alleen tijd, maar voorkomt ook fouten. Middels dit handige systeem worden alle inkoopzaken geregeld; per afdeling is exact duidelijk wat er besteld wordt en op welke locatie het geleverd moet worden. ”

Afgifte in rolcontainers

“Wij hebben drie grote verzorgingstehuizen met elk een flink aantal afdelingen. Daarom wilden we de mogelijkheid hebben om per rolcontainer of pallet te kunnen bestellen. Ook in deze behoefte kan Carel Lurvink voorzien. Alle goederen worden naar de juiste vestiging gebracht. En waar wij dat willen in een rolcontainer. Die hoeven we dan slechts naar de betreffende afdeling te rijden, zodat de medewerkers daar precies datgene ontvangen wat ze besteld hebben. Dit systeem loopt letterlijk en figuurlijk op rolletjes.”

Continue afstemming

“De continue afstemming met Carel Lurvink is erg prettig. De start werd uiterst zorgvuldig voorbereid en de tussentijdse evaluaties zorgen voor mooie verbeterslagen. Zo is de betaalstroom vrijwel geautomatiseerd, waardoor de boekingen foutloos in de administratie van Patyna geplaatst worden. Hiermee is tevens een tijdige betaling gewaarborgd. Momenteel wordt er hard gewerkt aan de doorontwikkeling van de nieuwe web-omgeving van Carel Lurvink. Samen komen we tot een maximaal haalbare inrichting van het bestelproces.”

Goede prijsafspraken

“We zijn heel tevreden met onze keuze voor Carel Lurvink. We hebben goede prijsafspraken kunnen maken en de samenwerking is bijzonder prettig. Is er tijdelijk iets niet voorradig, dan leveren ze een vervangend artikel dat aan dezelfde criteria voldoet. Wij moeten ons aan bepaalde MVO-voorwaarden houden en dat Carel Lurvink hier ruimschoots aan voldoet, maakt het plaatje voor ons compleet.”